BEPAS, KOTA BEKASI– Sebagaimana diketahui penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah untuk mempercepat terwujudnya integritas dalam pelayanan publik di masyrakat, kondisi pelayanan publik saat ini memiliki posisi yang harus strategis dan menjadi satu parameter kemajuan suatu daerah
Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat Daerah melaksanakan perumusan kebijakan, koordinasi Pemerintah baik organisasi dan administrasi umum yakni mendorong fungsi melayani masyarakat dengan sesuai Visi Kota Bekasi yang Cerdas, Kreatif, Maju, Sejahtera dan Ihsan.
“Dalam hal ini, Kapasitas tata kelola Pemerintahan yang baik merupakan suatu komponen penting, yakni pelayanan surat masuk, surat keluar dari kedinasan maupun masyarakat Kota Bekasi yang mengajukan,” kata Kepala Bagian Tata Usaha Setda Pemerinrah Kota Bekasi, Fitry Widyati, S.STP, M.Si kepada Beritapasundan, Jumat (14/11/2019).
Oleh karena itu, setiap aktivitas yang berkaitan dengan persuratan harus dilakukan penyimpanan suatu arsip dan didokumentasikan dengan baik dan rapi. Pada saat ini, layanan persuratan digunakan dengan cara menginput dalam tabel sederhana menggunakan Microsoft Excel dan hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy.
“Yang masih menjadi kendala dalam penerapan mode tersebut, menjadikan manajemen surat masuk dan surat keluar di Bagian TU Setda Kota Bekasi tidak efisien dan efektif karena pencarian dokumen tersebut harus membuka terlebih dahulu data lama.
“Kita mesti mencari satu persatu dan juga kesulitan dalam hal laporan yang bisa menyebabkan hilangnya dokumen tersebut, serta status surat yang belum dapat dimonitor oleh pemohon surat,” jelasnya.
Dalam Pendidikan dan Kepemimpinan Tingkat III (DIKLATPIM III) Angkatan II di BPSDM, Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia melakukan sebuah inovasi layanan persuratan di lingkup Pemerintah Kota Bekasi, yakni Aplikasi Sistem Administrasi Ketatausahaan Terintegrasi Berbasis Teknologi Inforasi (SAKTI ).
Layanan ini merupakan isu nasional yang diatur terakhir kalinya melalui Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) pada paragraf 4 pasal 45 ayat 1.
“Integritas Layanan SPBE merupakan proses menghubungkan dan menyatukan beberapa layanan SPBE ke dalam satu kesatuan alur kerja Layanan SPBE,” bebernya.
Dengan layanan SAKTI ini, penyiapan bahan dan pelaksanaan pengendalian, pelaporan, pengelolaan admnistrasi Sekretariat Daerah bisa dikelola dalam satu arsip berbasis Elektronik, begitu pun penyiapan pelaksaan kegiatan keprotokolan, bahan acara, pengaturan jadwal Wali Kota dan Wakil Wali Kota agar terintegrasi dalam layanan ini.
Fitri Widyati memaparkan, bahwa kendala yang bisa menimbulkan permasalahan seperti, lambatnya surat yang diterima pimpinan sehingga terhambatnya proses disposisi, sulitnya melacak surat masuk atau keluar sehingga memakan waktu lama.
“Tracking tindak lanjut atas disposisi atau instruksi tidak terlacak dan belum adanya kontrol agenda sehingga sering terjadi bentrok penjadwalan. Saya sangat optimis dengan pilot project diluncurkan program SAKTI ini untuk penataan terkomputerisasi, pencatatan surat integrasi dan realtime, tracking tindak lanjut, penyampaian instruksi atau disposisi lebih cepat dan warning system untuk surat yang tertunda,” tuturnya.
Dalam aplikasi SAKTI, dengan melakui sign in melalui email dan memasukan password dari para admin pengelola, akan terlihat dashboard Modul SAKTI, yakni surat masuk, surat keluar, instruksi, produk hukum dan agenda sehingga para pengelola admin dapat mengakses aplikasi ini.
Adapun target untuk mengenalkan sistem ini melalui jangka pendek adalah Bagian Sekretariat Daerah, terdapat 12 Bagian Setda diantaranya, Bagian Tata Usaha, Bagian Hukum, Bagian Kerja Sama, Bagian Organisasi, Bagian Ekonomi, Bagian Kesejahteraan Sosial, Bagian Hubungan Masyarakat, Bagian Umum, Bagian Perlengkapan, Bagian Barang dan Jasa, Bagian Tata Pemerintah, dan Bagian Pembangunan yang dengan cepat mempelajari sistem ini. Namun untuk jangka panjangnya, sistem ini akan terintegritas untuk Bagian Organisasi Perangkat Daerah di Pemerintahan Kota Bekasi.
Manfaatnya, untuk sebuah organisasi akan mendukung tercapainya Visi Misi Daerah, meningkatkan kinerja organisasi, dan sebagai sarana penunjang layanan Kepala Daerah.
“Begitupun sama untuk Pemerintah Kota Bekasi sebagai sarana penunjang pengambilan kebijakan Kepala Daerah, memudahkan para pengambil kebijakan baik tingkat daerah maupun Kepala Perangkat Daerah dalam mengakses surat atau dokumen sebagai bahan,” jelasnya.
Sebagai efisiensi pengeluaran Pemerintah Daerah dalam mengalokasikan anggaran pendukung administrasi ketatausahaan, juga mewujudkan indikator keberhasilan dalam mewujudkan e-Government. Tentunya, manfaat SAKTI bagi masyarakat juga bisa dirasakan, di antaranya memperoleh kualitas layanan yang mudah, cepat, dan tranparansi, serta menumbuhkan kepercayaan masyarakat akan peningkatan mutu layanan yang cepat dan tepat.
Wali Kota Bekasi, Dr. Rahmat Effendi juga angkat bicara mengenai project ini, ia membangun sebuah sistem administrasi dalam tata kelola antar lintas dokumen, berharap Kabag TU Setda dapat menciptakan sebuah momen berpikir yang taktis, sistem yang tepat dan regulasi yang baru. Pola ini akan mengubah sebuah mindset yang bersangkutan untuk bekerja sebagai seorang birokasi yang profesional.
“Saat menjadi seorang birokasi yang profesional akan menghasilkan produk kinerja yang baik dan benar serta bersih. Itulah pendidikan dan pelatihan yang akan menciptakan etos kerja yang baik. Saya selaku Wali Kota Bekasi, sangat mendukung sistem yang akan membuat kerja kita taktis” Ujar Wali Kota saat di ruang kerja. (ais/kie)
